وبلاگ شخصی محمد راهدار

تجزیه متن یک سلول به چند سلول

برای تجزیه محتوای یک سلول دو روش وجود دارد:

• از طریق نوشتن فرمول
• از طریق ابزار Text To Columns

 قبل از بیان این قسمت، نیاز است تعدادی از توابع متنی توضیح داده شود.

 تابع FIND(find_text , within_text , start_num) :Find
این تابع موقعیت آغاز یک رشته متن را درون یک متن دیگر بر می گرداند. ورودی اول رشته متن مورد جستجو، ورودی دوم متنی است که باید در آن جستجو انجام شود و در نهایت ورودی سوم که نوشتن آن اختیاری است، محل شروع جستجو را تعیین می کند. اگر ورودی سوم نوشته نشود، به صورت پیش فرض، 1 در نظر گرفته می شود.

تابع RIGHT(text , num_chars) :Right
این تابع تعداد مشخصی از آخرین کاراکترهای یک رشته متنی را بر می گرداند. ورودی اول رشته متنی است که می خواهید قسمتی از آن را استخراج کنید و ورودی دوم تعداد کاراکترهایی است که می خواهید از انتهای رشته متن استخراج شود.

تابع LEFT(text , num_chars) :Left
این تابع تعداد مشخصی از اولین کاراکترهای یک رشته متنی را بر می گرداند. ورودی اول رشته متنی است که می خواهید قسمتی از آن را استخراج کنید و ورودی دوم تعداد کاراکترهایی است که می خواهید از ابتدای رشته متن استخراج شود.

تابع MID(text , start_num , num_chars) :Mid
این تابع تعداد مشخصی از کاراکترهای یک رشته متن را با توجه به موقعیت شروع در رشته متن و تعدادی که شما مشخص میکنید، استخراج می کند. ورودی اول رشته متنی است که می خواهید قسمتی از آن را استخراج کنید، ورودی دوم موقعیت اولین کاراکتر و ورودی سوم تعداد کاراکترهایی است که می خواهید از متن خارج کنید.

تابع LEN(text) :Len
این تابع تعداد کاراکترهای یک رشته متن را بر می گرداند. اگر بین کلمات یک رشته متن فاصله وجود داشته باشد، این تابع هر فاصله را به عنوان یک کاراکتر می شمارد.

با استفاده از فرمولهایی که در بالا توضیح داده شد می توان محتوای یک سلول را تجزیه نمود. ممکن است دو حالت پیش آید:

• حالت اول اینکه تعداد کاراکترهایی که قرار است از ابتدا، انتها یا میان یک رشته متنی استخراج شود معلوم و ثابت باشد.
• حالت دوم اینکه این تعداد از پیش مشخص نباشد. برای حالت دوم می توان مثال نام و نام خانوادگی را در نظر گرفت که تعداد کاراکترهای نام یا نام خانوادگی افراد مختلف، از قبل معین نیست.

در تصویر زیر نحوه انجام این کار برای حالت اول نشان داده شده است.

 در تصویر زیر نیز نحوه جدا کردن نام و نام خانوادگی نشان داده شده است. همانطور که در این تصویر دیده می شود چند تابع درون تابعی دیگر نوشته شده است.
برای جدا کردن نام، از تابع LEFT استفاده میشود به طوریکه برای ورودی دوم این تابع (تعداد کاراکترهای مورد نظر که قرار است استخراج شوند یعنی تعداد کاراکترهای نام) تابع FIND نوشته میشود. این تابع موقعیت کاراکتر فاصله را درون رشته متن می یابد و سپس یک واحد از آن کم میگردد تا موقعیت آخرین حرف نام مشخص شود.
برای جدا کردن نام خانوادگی، تابع MID بکار گرفته می شود. برای ورودی دوم این تابع (موقعیت اولین کاراکتر نام خانوادگی) از تابع FIND استفاده میگردد. این تابع موقعیت کاراکتر فاصله را درون رشته متن می یابد و سپس یک واحد به آن اضافه میگردد تا موقعیت اولین حرف نام خانوادگی تعیین شود. برای ورودی سوم تابع MID میبایست به طریقی مشخص شود که از اولین حرف نام خانوادگی به بعد چه تعداد کاراکتر باید استخراج شود. این کار به راحتی با استفاده از تابع LEN امکانپذیر است.

تجزیه متن یک سلول از طریق ابزار Text To Columns

در اینجا نیز ممکن است همان دو حالت پیش آید. برای حالت اول که تعداد کاراکترهای مورد نظر برای استخراج ثابت و معین هستند به طریق زیر عمل کنید:

1. سلولهایی که قرار است تجزیه شوند را انتخاب نمایید.
2. از منوی Data، بر روی گزینه Text to columns کلیک کنید.
3. در مرحله 1 از 3، گزینه Fixed Width را انتخاب نمایید.
4. در مرحله 2 از 3، بوسیله کلیک کردن در نقاطی که می خواهید کاراکترها از یکدیگر جدا شوند، ستونها را تجزیه کنید.
5. در مرحله 3 از 3 در فیلد Destination آدرس سلولی که می خواهید داده ها درج شوند را وارد کنید و بر روی Finish کلیک نمایید.

برای حالت دوم، به منظور جدا کردن نام و نام خانوداگی به طریق زیر عمل کنید:

1. سلولهایی که قرار است تجزیه شوند را انتخاب نمایید.
2. از منوی Data، بر روی گزینه Text to columns کلیک کنید.
3. در مرحله 1 از 3، گزینه Delimited را انتخاب نمایید.
4. در مرحله 2 از 3، گزینه Space را انتخاب کنید.
5. در مرحله 3 از 3 در فیلد Destination آدرس سلولی که می خواهید داده ها درج شوند را وارد کنید و بر روی Finish کلیک نمایید.

برای این کار می توان به دو روش عمل نمود:

1. در روش اول از کاراکتر & بین محتوای سلولها استفاده می شود. فرض کنید می خواهیم نام و نام خانوادگی که در سلولهای جداگانه درج شده اند را در یک سلول ترکیب کنیم. برای اینکه فاصله ای نیز بین نام و نام خانوادگی درج شود، فاصله را داخل گیومه قرار دهید و به فرمول بیفزایید. در تصویر زیر چگونگی انجام این کار نشان داده شده است.

2. در روش دوم از تابع CONCATENATE استفاده می شود. ورودی های این تابع داده هایی است که باید با یکدیگر ترکیب شوند. برای مثال زیر این تابع سه ورودی دارد؛ ورودی اول نام، ورودی دوم یک فاصله و ورودی سوم نام خانوادگی می باشد.